- Initial kontakt/offert
När ledningssystemet är klart, eller nästan klart, är det lämpligt att kontakta oss för att boka tid för certifieringsaktiviteter och för att få en offert på priset för certifieringsrevisionen. Uppgifter som är nödvändiga vid bedömningen av möjligheter och omfattning inhämtas i detta skede.
- Planeringsaktivitet
Planeringsaktiviteter som ingår genomförs normalt med hjälp av telefonsamtal och e-post. Önskas ett planeringsmöte på plats hos företaget kommer vi naturligtvis till er för att diskutera upplägget. Denna aktivitet ingår inte i certifieringsprocessen och debiteras separat.
- Förrevision
Förrevisionen är en frivillig aktivitet. Det är lämpligt att genomföra en förrevision om man osäker på om ledningssystemet är komplett eller om man är osäker hur väl ledningssystemet är infört i verksamheten. Resultatet redovisas efter avslutad förrevision.
- Revisionsplanering
Innan revisionen utförs kommer vår revisionsledare att kontakta kunden för att fastställa att förutsättningar för revisionen är korrekta. Revisorn bedömer bl.a. om det översända ledningssystemet är heltäckande mot certifieringskraven och om revisionslagets kompetens matchar verksamheten som skall revideras. Uppstår frågetecken kontaktar revisorn er för att klara ut eventuella oklarheter.
- Certifieringsrevisioner
Certifieringsrevisioner skall genomföras i 2 steg, det gäller alla ledningssystem t.ex. för kvalitet, miljö och arbetsmiljö. Genom att använda sig av revisioner i 2 steg kommer företaget i de flesta fallen att ha ett bättre infört ledningssystem när man får sitt certifikat. Det bör gå en viss tid mellan revisionstillfällena, 4-6 veckor är i de flesta fall en lämplig tid. Den föreslagna revisionsinsatsen för Steg 2 kan behöva utökas om mer än 6 månader förflyter mellan steg 1 och steg 2 revisionen, eller om företagets ledningssystem är omoget eller svagt implementerat vid steg1 revisionen.
Vid certifieringsrevisionen granskas om ledningssystemet är heltäckande och om de arbetssätt som beskrivs i ledningssystemet är införda och tillämpade. När revisionsledaren har konstaterat att ledningssystemet är heltäckande och tillämpat på alla nivåer, sammanställer revisionsledaren revisionsresultatet och rapporterar till First Cert att företaget uppfyller kraven för certifiering.
- Beslut om certifiering
Beslut om certifiering tas av en utsedd person inom First Cert som inte deltagit i revisionen. För ledningssystem gäller att utdelade certifikat är giltiga i 3 år (36 månader) från certifieringsrevisionen, under förutsättning att uppföljningsrevisionerna visar att ledningssystemet täcker verksamheten och är tillämpat vid uppföljningarna.
- Uppföljningsrevisioner
Tiden för uppföljningsrevisioner beräknas på årsbasis. Antalet uppföljningsrevisioner kan anpassas till verksamheten, storleken och företagets mognad. Uppföljningsrevisioner skall utföras minst årligen, den första uppföljningsrevisionen efter certifieringstillfället skall ske inom 12 månader. Tidsintervallet mellan två uppföljningsrevisioner bör inte överskrida 12 månader. Beroende av företagets storlek och struktur kan tidsrymden mellan uppföljningsrevisionerna anpassas så att insatsen blir kostnadseffektiv och skapar högsta möjliga värde för det certifierade företaget. Omfattningen vid uppföljningsrevisionerna skall möjliggöra att hela systemet granskats under perioden mellan certifiering och omcertifiering.
- Omcertifiering
Omcertifiering av ledningssystem följer i 36 månaders multiplar från dagen för certifieringsrevision, för vissa processcertifieringar sker omcertifiering efter 60 månader. Planeringen av omcertifieringstillfället görs så att det ges tillräcklig tid för företaget att korrigera eventuella avvikelser så att beslut om fortsatt certifiering kan tas i god tid innan certifikatet löper ut.