”Nu har ni ju tittat på allt, varför skall ni hit nästa år igen”, den frågan får man titt som tätt.
Ibland är frågan kanske befogad, ibland inte. Men för oss på FirstCert betyder inte certifikatet att ni är klara, snarare att ni precis har börjat. På inget sätt förringar vi ansträngningen som företaget gått igenom för att komma dit man är idag. Men kvalitet och styrningen som kommer med det, i det begreppet lägger vi också in miljö och arbetsmiljö så handlar det kortfattat om att bli bättre, tydligare, snabbare, säkrare än vad vi var igår. Hela organisationen.

Ett förbättringsarbete ser många som att hela tiden höja sig, nå nästa nivå, nästa steg osv. Det är en bild vi står bakom, ett av synsätten som finns är det som vi väljer att kalla för kvalitetstrappan; vi delar in kvalitetstrappan i 5 steg.

• Struktur och styrning,
• Översikt och slutsats,
• Stabilitet,
• Kapabilitet/duglighet,
• Robusthet
  

Steg 1 – Struktur och styrning
En förutsättning för att höja kvalitet, är att vi får samma förutsättning att göra på samma sätt, ett standardiserat arbetssätt.
Har du 3 säljare, eller 3 maskiner som skall sälja eller producera samma produkt, då handlar det om att dessa 3 har samma verktyg, samma instruktion samma möjlighet att få samma output; samma ”rätt från mig”. Här kommer rutiner, instruktioner in. Det vill säga ditt ledningssystem eller i alla fall delar av det. Här skall vi också göra det tydligt för vad som är godkänt och vad som är bom/ kassation; helt enkelt ”vad är en avvikelse”.
Så för att få ut likvärdiga produkter så krävs:

• Instruktioner och rutiner
• Likvärdiga förutsättningar för ”rätt”
• Tydlighet för vad som är godkänt och inte, eller

Det finns många sätt att påbörja detta; en av de vanligaste är ”5S” som genom sina fem steg

• Sortera 
• Systematisera 
• Städa 
• Standardisera 
• Se till

Sortera: Hur många gånger har du inte stått och grävt i lådan för att hitta ex en stekspade.
Genom att sortera, så har du de verktyg och det material som du behöver vid din arbetsplats, inget mer, inget mindre.
Systematisera: Eftersom köket var en bra plats för tidigare exempel så kan vi i stället titta ner i bestickslådan. Ett fack för knivar, ett fack för gafflar och ett fack för skedar. Verktygen vi behöver skall vara lätt tillgängliga och ha en given plats.
Städa: Regelbunden städning, lite varje dag och med större intervall en större städning.
Standardisera: Det vi gör var dag, skapa instruktioner, checklistor rutiner för uppgifterna
Se till alt: Se till att ordningen hålls, att rutiner följs och inte bryta instruktioner enskild, förbättra dem för alla i stället.

Första trappstegen är avklarat, det finns en struktur och det finns en styrning.

Steg 2 – Översikt och slutsats
Vi har 3 produktionslinor, med samma möjlighet till att göra rätt, eller i alla fall det ”rätt” som gällde då. Steg 2 handlar översikt och slutsats. När nu processen görs likvärdigt, då kan vi betydligt enklare börja mäta, antal bitar, antal rätt/fel osv. Vi kan börja målsätta, planera osv. Definiera KPI:er.
Vi kan också få en bättre överblick över processen och här också börja ifrågasätta vårt gemensamma arbetssätt. Förbättringsarbetet görs över hela processen och inte i enskilda operationer. När vi nu också har en rutin att avvika från, kan vi också hitta avvikelser. Kaizen är ett uttryck väl känt inom kvalitet, och som många andra modeller och verktyg har sitt ursprung i Japan.
Inom Kaizen, men också oss inom certifiering är att uppmuntra samtliga inom en process att skriva avvikelse. (Se också Iceberg of ignorance).

För en som är ny inför det här med certifiering kommer att erfara, det som så gott som alla erfar; en puckel med avvikelser. Begreppet är nytt, metoden är ny och det kan vara oklart kring vad en avvikelse är. Detta lär sig personerna i ledningssystemet ganska snabbt, är man som mottagare av avvikelser mån om dem, och är noga med återkoppling och ansvaret att hitta grundorsak så är man ganska snart på väg in något väldigt speciellt, en förbättringskultur.

Någon stans här bör man vara när man blir certifierad, sen kommer vi till de sista 3 stegen.

Steg 3 – Stabilitet
Genom de tidigare två trappstegen, med struktur, och insikt så kan vi börja ifrågasätta våra arbetssätt, vi kan genom arbetet med 5S inom processerna också börja inse vad det är som behövs och inte, så vi kan eliminera onödiga moment, onödiga verktyg, sådant som inte är värdeskapande för oss, och är det inte värdeskapande så är det spill, waste eller som japanen säger ”muda”. Alla har vi genomlidigt ett ”yet another meeting that should have been an e-mail”.

För många så är ”LEAN” ett skällsord, något som man tror betyder att man skall stressa mer; men har vi gjort vår läxa så skall KPI/nyckeltal berätta för oss vad som anses vara en lämplig output. Kan vi inte uppfylla den kvot som finns, då har vi en avvikelse. Någonstans från steg 1 fram till där vi är nu har det blivit fel. Fel i instruktion, fel i metod, kanske har ”rätt från mig” inte fungerat tidigare i processen. Men för att vara lean, då krävs att man återigen vågar vara tydlig, vågar resa avvikelser.

Men genom att fokusera på de som är värdeskapande, att eliminera distraktioner/spill så får vi stabilare processer, vi kommer på sikt också skapa ett självdrag eller en pull och tidigare trappsteg har gjorts på rätt sätt. Planeringen sker på ”jag behöver”. Detta för oss upp till 4:e trappsteget kring kapabilitet och duglighet.

En annan fråga man ibland får ”vad skall ledningssystem vara bra för”, även detta en befogad fråga. Kan vi inte prata gott om vår produkt och vad nyttan kan vara, då är vi på fel ställe.

Det klassiska kvalitetsdilemmat. SNABBT, BRA, BILLIGT; men du får bara välja två.
Om vi väljer snabbt och billigt, närmre bestämt snabbmat. Man kan på några få minuter gå in på en restaurang och för ungefär 10 kronor lämna med en cheeseburgare. Något som de flesta av oss kan relatera till.

Om du äter din cheeseburgare i Malmö, Stockholm eller Luleå spelar ingen roll, den smakar faktiskt likadant oavsett var man är. Om man tänker på det, så är det faktiskt ganska imponerande. Vi pratar om tusentals anställda, som alla fått samma möjligheter till att lämna samma kvalitet. Vi säger ingenting om hög kvalitet, utan om att minimera variationer.

Denna konsekventa kvalitet handlar om, alla personal har fått samma:
– Utbildning
– Verktyg
– Råmaterial
Processen för att plocka fram en cheeseburgare
Är likvärdig på alla restauranger
System för tidsmärkning finns
All mat tillverkas mot beställning

Nu har vi bara nämnt 1st produkt, hamburgerrestauranger brukar ha betydligt fler hamburgare att välja mellan. 

Sen skall det vägas in, smak som mätverktyg är inte speciellt vetenskapligt; väldigt lågt från exempelvis mikrometrars exakthet. Men exemplet är talande för hela trappan.

Steg 4 – Kapabilitet och duglighet
Kapabiliteten, eller en repeterbarhet, duglighet, konsekventhet att lyckas om, och om, och om igen med samma resultat. Den handlar till stor del om att hamna innanför toleranserna. Ju mer kritisk en produkt är, ju snävare toleranser. En bult och mutter har snävare toleranser än vad en träskruv skall ha. Du kan behöva säkerställa mått av en bult vid flertalet tillfällen under en batch, för att säkerställa att verktyg inte blivit utslitna och därmed ökat måttet av bulten. Skulle måttet ha ökat med 0,1mm och fortfarande ligga inom toleranserna, så kan operatören justera måttet för det slitna verktyget och produkten håller sig närmre idealmåttet. Man kan också använda sig av Statistisk Process Styrning (SPS), där exempelvis man vet att ett verktyg klarar 1400 bult innan det behöver korrigeras, och maskinen stannar vid 1400 för just ett verktygsbyte. Inputen inom 6 sigma är helt och hållet datadriven.  

Arbetar man aktivt med sin produktions och processtyrning inom 6 sigma kommer slutligen ge dig rätt kvalitet i över 99% av fallen.

Mer information kring 6 sigma kommer då denna beskrivning är aningen förenklad.

Steg 5 – Robusthet
Produkter kommer, produkter går; förhoppningsvis är det kvaliteten som består.
Det kommer en tidpunkt i alla produkters liv där man på ett eller annat sätt behöver återvända till ritbordet. Det kan till och med handla om en helt ny design.
Med den kunskap organisationen har skaffa sig med dessa 5 steg, så handlar det om att bibehålla den, och underlätta för organisationen. Kärt barn, har många namn; men det bland annat heter det DFSS – Design For Six Sigma, några fler konkreta namn är:

DCCDI 
Define Definiera projektet och dess syfte.

Customer Kundkrav är identifierade.

Concept Koncept är utvecklad, granskat och definierat/valt.

Design Designen möter kundens krav, likväl som företagets.

Implementation Implementering färigställs för sätta produkten/tjänsten på marknaden.

DMAIC

Define, Definiera projektet och processen

Measure, Samla mätdata för att skapa en utgångspunkt (”baseline”) och data för analys

Analyze, Analysera data för att se samband mellan faktore

Improve, Förbättra processen, Förändringen ska inte bara genomföras utan även följas upp och verifieras.

Control Vidmakthålla förbättringen genom styrning och uppföljning.

DMADV

Define, Definiera projektet och processen

Measure, Samla mätdata för att skapa en utgångspunkt (”baseline”) och data för analys

Analyze, Analysera data för att se samband mellan faktorer

Design Utveckla och implmentera de nya processer nödvändiga för en ny produkt/tjänst

Verify Förbättra processen, Förändringen ska inte bara genomföras utan även följas upp och verifieras

Eftersom detta skrivs från ett certifieringsorgan så kan vi ju inte missa, vi får inte missa den absolut vanligaste Demingcykeln PDCA

PDCA
PLAN  Planera framåt för att genomföra en förändring. Analysera och förutsäg resultaten
DO Utför planen, gör det i små steg med kontrollerade omständigheter.
CHECK Studera resultaten.
ACT Agera för att standardisera eller förbättra processen.

Det som är viktigt det är att vi också inser att kvalitet, det är inte bara en strävan mot noll fel, utan en strävan av att belysa problem som skulle kunna innebära ett problem längre fram. Eller något som stjäl tid och resurser. Alla stegen är viktiga inom kvalitet, och inget av dem klarar av att man tar genvägar.
Denna text skall inte heller ses som en lösning för alla, men alla kan nog hämta något från denna text och implementera i sina processer; om de inte redan finns där.

Som avslutning kommer ett citat, ursprung är okänt. Men det visar vikten om hur viktigt det är att alltid vara på tårna att alltid ha viljan att ta nästa steg och citatet lyder:

”Där utveckling slutar tar, avveckling vid”